RUT: ¿cuándo debo actualizarlo y cuál es el paso a paso?

Si en algún momento te han solicitado el RUT actualizado y esto te ha generado confusión, o si sencillamente no sabes en qué momento es necesario actualizar este documento, tu amigo Canal Institucional hoy te ayuda a aclarar todas las dudas al respecto.

Justo hace algunos días, el director de la DIAN, entidad estatal que emite el RUT (Registro Único Tributario) hizo precisiones sobre este documento, que en ocasiones es solicitado con actualizaciones para trámites como radicación de cuentas de cobro o procesos de ingreso a un puesto de trabajo.

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Luis Carlos Reyes, jefe de la entidad, recordó que el RUT es un documento “permanente” que “solo se debe actualizar cuando hay cambios en alguno de los datos” de la persona natural o jurídica que figura como titular.

Esto quiere decir, explicó Reyes en Twitter, que en vez de pedir el RUT actualizado, las entidades que lo requieren pueden “simplemente preguntar si toda la información está vigente”.

El RUT se debe actualizar cuando haya cambios en ubicación, actividades, nuevas responsabilidades, reformas, cambios de representante, socios, miembros de junta directiva, contador y/o revisor fiscal. Si nada de eso ha cambiado, está vigente y está actualizado.

— Luis Carlos Reyes (@luiscrh) February 22, 2023

¿Cuándo se debe actualizar el RUT?

La actualización del RUT, procedimiento que no tiene costo alguno, se debe hacer “cuando se modifican o adicionan los datos consignados originalmente en cualquiera de sus elementos constitutivos de identificación, ubicación o clasificación”, aclara la DIAN.

Al respecto, precisa Luis Carlos Reyes, dichas modificaciones o adiciones a la información que tienes en tu RUT, se deben hacer solo “cuando haya cambios en ubicación, actividades, nuevas responsabilidades, reformas, cambios de representante, socios, miembros de junta directiva, contador y/o revisor fiscal. Si nada de eso ha cambiado, está vigente y está actualizado”.

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El directivo recuerda que en el formulario del RUT siempre aparecen dos fechas: la de inscripción o actualización del documento y la de generación o descarga de la copia, que se encuentra en la parte inferior derecha.

“Al descargar una copia del RUT, usted acredita que la información al momento de la descarga está vigente. Si no tiene cambios en sus datos, no necesita actualizar el RUT, exactamente del mismo modo que no necesita ‘actualizar’ su cédula de ciudadanía si no ha cambiado de nombre”, precisa Reyes.

Paso a paso: guía para actualizar el RUT por internet

Solo en caso de que debas actualizar tu RUT, sigue estos pasos para modificar o adicionar información en las 7 hojas del formulario que la DIAN habilita a través de su portal transaccional para el trámite ‘online’:

1. Ingresa al sitio web oficial de la DIAN a través de este enlace.
2. En el primer recuadro de la izquierda, en el Portal Transaccional, inicia sesión como ‘Usuario Registrado’.
3. Con tu usuario y contraseña ingresa ‘A nombre propio’ (si lo haces como persona natural) o con la opción NIT (si lo haces a nombre de una organización o de un tercero).
4. En el menú del lado derecho de la pantalla (enunciado ‘Favoritos’) selecciona la opción ‘Actualización RUT’, y haz clic en ‘Continuar’ hasta ingresar al formulario.
5. En una casilla ubicada en la zona superior derecha de la página, podrás desplegar las opciones con las hojas que puedes modificar a través del formulario ‘online’. Selecciona aquella en la que introducirás cambios y dale clic a ‘Cargar documento’ (botón ubicado en la parte inferior derecha del sitio web).
6. En cada hoja sobre la que hagas cambios, luego de introducir esas modificaciones, dale primero clic al botón ‘Borrador’ (el primero de izquierda a derecha, en la zona inferior de la página) y luego a la opción ‘Enviar (tercer botón de izquierda a derecha, en la misma zona inferior el formulario). 
7. Luego de cada clic en los botones ‘Borrador’ y ‘Enviar’, te irán apareciendo ventanas que te permitirán constatar la generación del documento con el cambio aplicado o te pedirán verificar el paso que vas dando. Confirma y ve cerrando las ventanas para continuar con el procedimiento.
8. Cuando ya hayas ingresado todos los datos nuevos que implica tu actualización, es decir todas las modificaciones a las que haya lugar, dale clic al botón ‘Formalizar’ (cuarto de izquierda a derecha, en la zona inferior de la página). Te aparecerá una ventana confirmándote que el documento ya ha sido actualizado. Revisa la información y haz clic en ‘Cerrar’.
9. Finalmente, puedes descargar la copia de tu RUT con la actualización que acabas de hacer (botón ‘Archivo PDF’ en la parte inferior del formulario) o darle clic a la opción ‘Salir’ para finalizar el proceso.

Ten presente que si cuentas con la opción de ‘Firma electrónica’, también podrás adelantar el trámite ‘online’ como persona natural ingresando ‘A nombre propio’ al portal transaccional. Aquí más detalles al respecto.

En cualquiera de los casos, personas jurídicas y naturales pueden consultar este ABC de la DIAN sobre el procedimiento de actualización de RUT.

¿En qué casos no se puede hacer la actualización ‘online’ del RUT?

Teniendo en cuenta que la actualización la puedes hacer tú mismo a través de internet, la DIAN aclara que la información registrada en las 7 hojas del RUT se puede modificar a través de su portal transaccional, salvo en los siguientes casos:

• Información de datos de identificación.
• Dirección (casilla 41). La actualización virtual de esta información en el RUT no podrá exceder de dos modificaciones dentro de un periodo de seis meses; de lo contrario, se deberá efectuar el trámite con previo agendamiento de cita.
• En la casilla 53, correspondiente a Responsabilidades Tributarias, Aduaneras y Cambiarias, no podrás eliminar ningún código.  Puedes adicionarlos, exceptuando aquellos que son conferidos por Resolución de la DIAN como son Autorretenedor, Gran Contribuyente, Profesional en la Compra y Venta de Divisas y Agente de Retención en Ventas.
• En esta última casilla (53), tampoco podrás cambiar la responsabilidad de renta ordinaria a renta especial hasta que se realice y acepte la solicitud de calificación, readmisión o actualización. Este proceso de cambio de responsabilidad se realizará “de oficio" (automáticamente) por parte de la DIAN.
• Información de usuarios Aduaneros (casilla 54).

¿Qué hacer si no puedo actualizar mi RUT a través de internet?

Si por algún motivo no puedes adelantar con éxito tu trámite de actualización de RUT mediante el portal transaccional de la DIAN, deberás agendar una cita en una oficina de la entidad, lo cual podrás hacer en línea siguiendo los pasos que te indicamos en esta nota.