5 trámites que deben hacer las empresas para cerrar el año

Ya estamos en la cuenta regresiva para finalizar el 2020, por lo tanto, muchas empresas en nuestro país ya están en el proceso para cerrar su ciclo laboral. Esto acarrea la realización de ciertos trámites legales de cierre de año como el pago las cesantías, balances generales, entre otros, para que tu empresa siga funcionando correctamente.

Sin embargo, hacer el cierre de año, en muchas ocasiones, puede convertirse en un dolor de cabeza, especialmente para las empresas que se encuentran en su etapa inicial, por lo que es la primera vez que deben hacer ciertas diligencias, pasando por alto algunas formalidades que les podrían evitar problemas a futuro.

Por esta razón te traemos el top 5 de trámites para cierre de año y poder iniciar el 2021 con el pie derecho:

1. Pago de cesantías

Todos los empleadores tienen la obligación de liquidar las cesantías con corte del 31 de diciembre a sus trabajadores y consignarlas a más tardar el 14 de febrero del siguiente año.

Este es un trámite que por ley es obligatorio para todas las empresas y empleadores. Las cesantías corresponden a un mes de salario por cada año de servicios prestados por el trabajador o un pago proporcional según el tiempo que haya laborado hasta el 31 de diciembre.

Te puede interesar: ABC de las cesantías en Colombia: todo lo que debes saber

Estas cesantías se tendrán que consignar en el fondo que el empleado haya escogido. Por lo tanto, inclúyelo en tu plan financiero para no exceder esa fecha de pago y evitar dolores de cabeza.

2. Pago de prima de servicios

Uno de los últimos pagos que se deben realizar para el cierre de año es la prima de servicios a todos los trabajadores. Esta es una obligación con la que los empleadores dan un reconocimiento a sus colaboradores por sus labores, correspondiente a la mitad del salario de un trabajador o en proporción con el tiempo laborado durante el semestre.

Recomendado: Conoce aquí qué es y cómo calcular la prima de diciembre

La prima de servicios se paga dos veces al año, la primera en junio y la segunda para finalizar el año. La fecha límite del pago de esta prima es el 20 de diciembre, según lo estipulado por la ley.

3. Cierre de información financiera

Para finalizar tu año debes crear los estados financieros a corte del 31 de diciembre, en los que reportarás los ingresos, egresos y activos del año.

Si bien, esto no debes presentarlo el último día del año, sí es necesario para poder realizar varios trámites más, por lo tanto, debes empezar a reunir todos los comprobantes, recibos y cuentas necesarias para no dejar ningún ítem por fuera que pueda generarte inconvenientes a futuro.

Lee también: ¿Por qué el salario mínimo no tendrá un aumento significativo?

Recuerda que en estos casos la asesoría de un buen contador es fundamental, para no pasar por alto ningún detalle.

4. Renovar la matrícula mercantil

Otra de las diligencias que debes tener en cuenta es la renovación de la matrícula mercantil de tu empresa y/o establecimiento de comercio antes del 31 de marzo de 2021.

Para realizar este trámite es necesario que tengas la información financiera a corte del 31 de diciembre del 2020, así podrás diligenciar algunos formularios y pagar la tasa correspondiente a la renovación de tu empresa en la respectiva Cámara de Comercio de tu ciudad.

Recuerda que hacerlo no es opcional, sino que es una obligación para todas las empresas que desarrollan actividades de comercio en el país, por lo tanto, no realizarlo a tiempo podría acarrearte fuertes sanciones

5. Asamblea ordinaria

Todas las empresas deben realizar una reunión ordinaria de cierre de año con los accionistas, según lo que se haya determinado en los estatutos de la sociedad. Esta reunión por ningún motivo puede ser después de los primeros tres meses del año, es decir, debe hacerse antes del 31 de marzo de cada año.

En esta reunión se tendrá que analizar la situación de la sociedad, elegir quiénes serán los administradores del año a comenzar, estudiar los balances y cuentas, tomar decisiones relacionadas con la repartición de utilidades y los demás temas que permitan cumplir con el objeto de la sociedad.

Todas las decisiones y conclusiones de esta reunión deben quedar por escrito en el acta, que, a su vez, debe ser consignada en los documentos de la empresa.

REDACCIÓN CANAL INSTITUCIONAL