Facturación electrónica: qué es; sanciones y multas por incumplir.
07/11/2023

Facturación electrónica: qué es y cuáles son las sanciones por incumplir

Foto: Pexels

Aprende porqué es importante la facturación electrónica, quién está obligado a llevarla y cuáles son las multas y demás sanciones por no implementar este modelo.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, empezó a implementar desde al año 2015 la facturación electrónica, convirtiendo este modelo en un referente para América Latina. 

De acuerdo con la DIAN, este sistema es la evolución de la factura tradicional, la cual para efectos legales tiene la misma validez que el papel. Sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas.

Tributariamente, la factura electrónica es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios, y para muchos negocios y establecimientos comerciales, es obligatorio el manejo de este sistema, al punto que se pueden generar sanciones en dinero contra el establecimiento que incumple la norma o, incluso, la clausura del mismo.

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De hecho, la semana pasada se conoció que, en Bogotá, una sucursal de una reconocida cadena de supermercados que opera en gran parte del país, fue sancionada con el cierre temporal de dicho local, en vista de que la DIAN "identificó su incumplimiento con la expedición de la factura electrónica".

Según la autoridad de impuestos y aduanas, el cierre se ordenó por 3 días, el pasado 2 de noviembre, luego de que en una visita de funcionarios de esa entidad, "se verificó que (la sucursal visitada) no estaba cumpliendo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021".

En dicho artículo, de la también llamada Ley de Inversión Social, se establecen las bases de las 'reglas de juego' frente al sistema de facturación en Colombia, es decir, todo lo relacionado con la factura de venta y los documentos equivalentes, tanto físicos como electrónicos, que están obligados a expedir ciertas empresas o negocios y establecimientos comerciales en todo el país, según directrices de la DIAN.

¿Quién está obligado a llevar facturación electrónica?

Mario José Márquez, experto en facturación electrónica, indica que todas las personas jurídicas que vendan bienes y servicios están obligadas a facturar electrónicamente, y también las personas naturales que tengan ingresos superiores a 3.500 UVT (Unidades de Valor Tributario) o 130 millones de pesos al año deben hacerlo.

Por ejemplo, si una persona natural tiene un negocio y ese negocio factura más de 10 millones de pesos mensuales, esa persona está obligada a llevar la facturación electrónica.

Asimismo, todos los responsables del impuesto al consumo, los litógrafos, los usuarios aduaneros, entre otros están obligados a llevar este tipo de facturación.

¿Qué controla la DIAN por medio de la facturación electrónica?

Según Yuli Espinoza, docente de contaduría pública de la Universidad de la Salle, este método se creó para evitar la evasión de impuestos, pues esta facturación le garantiza al estado le permite que todas las operaciones se controlen, y que haya información inmediata de todo lo que se está facturando a nivel nacional en todas las empresas.

De acuerdo con la mencionada Ley de Inversión Social, dentro del sistema de facturación en Colombia, se incluyen los documentos electrónicos que sean determinados DIAN, como la factura electrónica, los cuales pueden servir "para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante esa entidad estatal".

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¿Qué se necesita para facturar electrónicamente?

Para la DIAN, un facturador electrónico necesita los siguientes elementos:

  • Software de facturación electrónica.

  • Certificado digital de firma.

¿Cuál software se puede usar para facturar electrónicamente?

Hay varias formas de llevar a cabo la facturación electrónica, algunos de los métodos sugeridos por la DIAN son:

  • Software propio.
  • Facturación gratuita de la DIAN.
  • A través de un aliado (Proveedor tecnológico).

¿Qué beneficios brinda el Sistema de Factura Electrónica?

De acuerdo con la DIAN, estos son algunos de los beneficios de la facturación electrónica:

  • Automatiza y minimiza procesos manuales.
  • Devoluciones y declaraciones automáticas.
  • Reduce costos frente al papel.
  • Optimiza la búsqueda de documentos.
  • Fomenta la desmaterialización de documentos de negocio.
  • Potencializa el Factoring electrónico.
  • Mejora la relación con clientes y proveedores.
  • Es muy segura, difícilmente falsificable.
  • Facilita el intercambio de documentos.

Sanciones y multas: ¿qué pasa si no llevo la facturación electrónica?

Maurix Ernesto Granados, Gerente de Factura y Documento Electrónico, señala que hay dos tipos de sanciones al incumplir con esta Ley:

  1.  Una sanción pecuniaria, que corresponde a dinero que tiene que pagar el obligado, por incumplir la norma de facturar electrónicamente. Esta corresponde al 1% de las transacciones que este hizo sin cumplir adecuadamente con la norma.
  2. La otra sanción, y las más estricta, es cerrar el establecimiento comercial por incumplimiento.

"Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio", reza el Decreto Ley 624 de 1989 (Estatuto Tributario), que a la fecha rige, entre otros, todo lo relacionado con el sistema de facturación en Colombia.

En dicho estatuto, se establece que en el establecimiento, oficina o consultorio que sea cerrado, se impondrán sellos oficiales que contendrán la leyenda “CERRADO POR LA DIAN”, sanción que puede variar de 3 a 30 días, según la infracción cometida.

Si quieres conocer más sobre estas sanciones, saber en qué casos se imponen multas (en dinero) y más sobre este tema relacionado con infracciones por facturación electrónica, revisa aquí desde el Artículo 652-1 del Estatuto Tributario.

¿Qué datos se le pueden pedir a un comprador para entregarle la factura electrónica?

De acuerdo con la Confederación Colombiana de Consumidores, cuando un comprador o cliente exige la factura electrónica a aquellos vendedores o negocios obligados a expedirla, estos solo necesitan 3 datos del solicitante para elaborar el recibo que le entregarán a ese consumidor:

  • Nombre completo o razón social.
  • Número de cédula o NIT.
  • Correo electrónico.

Este último dato, incluso, no es indispensable, pues quien expide la factura electrónica debe estar en capacidad de entregar, de inmediato y en formato impreso, dicho documento, el cual debe incluir el texto 'Factura electrónica de venta'.

REDACCIÓN CANAL INSTITUCIONAL

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